'비서'라는 단어가 전화를 받고 약속을 관리하는 이미지를 연상시킬 수 있지만 회사 비서의 역할은 상당히 다릅니다. 회사 비서는 회사의 임원으로 간주되며 회사 이사들과 많은 법적 의무를 공유하며 그들에게 개인적으로 부여된 일부 특별 업무를 분담합니다.
더 이상 의무 사항이 아닙니다.유한 회사회사 비서 임명(법적으로 요구되는 유일한 '회사 임원'은 최소 한 명의 이사입니다 –회사 임원에 대한 기사에서 자세히 알아보십시오.), 그러나 대부분의 회사는 매우 중요한 관리 역할을 수행하므로 계속 그렇게 합니다.
그렇다면 그 일에 적합한 사람을 어떻게 찾을 수 있으며 회사 비서가 실제로 어떻게 일하는지에 대해 무엇을 알아야 합니까? 알아 보려면 계속 읽으십시오.
회사 비서란?
일반적으로 회사 비서는 회사의 관리 부서장이며 회사법에 따라 사업 이사와 함께 의무와 책임이 부여됩니다. 그들은 일반적으로 연간 기준으로 Companies House에 연간 보고서 및 기타 문서를 제출할 의무가 있으며 이사회 소집 및 기타 내부 관리 문제를 책임집니다.
회사 비서로 선택한 사람은 조직적이고 동기 부여가 되어 있어야 하며 회사의 내부 작업과 법적 의무를 잘 이해하고 있어야 합니다. 그러나 비서는 공식적인 자격이 필요하지 않습니다.
귀하와 다른 이사는 일반적으로 다음과 같은 경우에 회사 비서를 임명합니다.유한회사 등록컴퍼니 하우스와 함께; 그들은 회사 등록 신청서에 이름이 지정됩니다. 선택을 할 때 선택한 사람이 비서로서의 의무를 이해하고 있는지 확인하십시오. 회사법은 약 150개의 개별 형사 범죄와 함께 회사 비서에게 다양한 의무를 부과합니다.
어떤 사람들은 회사 비서가 되는 것이 금지된다는 점에 유의하는 것이 중요합니다. 여기에는 법원의 허가가 없는 한 회사의 감사인(그들에게 역할을 부여하면 이해 충돌이 발생할 수 있음) 및 면책되지 않은 파산자가 포함됩니다.
역할의 다면적 특성이 벅차게 보일 수 있지만 회사 비서가 작업을 위임하거나 아웃소싱하는 것은 완벽하게 가능합니다.
일부 회사는 거의 모든 주요 업무를 컨설턴트에게 아웃소싱하거나 회계사 또는 변호사를 사용할 수 있는 전세 비서 서비스를 제공합니다. 이러한 서비스 비용은 일반적으로 연간 £300에서 £1,000 사이입니다.
비즈니스에서 회사 비서의 주요 역할은 무엇입니까?
회사 비서의 주요 임무는 Companies House 보고 요구 사항과 관련됩니다. 일반적으로 연간 보고서 및 기타 회사 문서를 제출하는 작업은 회사 비서에게 있습니다. 당신은 볼 수 있습니다이것이 회사 이사의 주요 책임과 어떻게 다른지 알아보려면 이 기사를 참조하십시오..
회사 비서가 제출할 문서에는 현재 확인 진술서로 알려진 연간 보고서가 포함됩니다..이것은 특정 회사 정보의 스냅샷으로, '만든 날짜', 즉 양식에 포함된 정보가 정확한 날짜에 정확해야 합니다. 회사 총무는 이 양식을 작성일로부터 28일 이내에 적어도 12개월에 한 번씩 Companies House에 제출해야 합니다.
회사 비서가 이사의 보고서도 담당하는 경우가 많습니다. 회사의 상태와 결산을 승인하는 간사 또는 이사의 이름을 상세히 기술한 문서로 매년 1회 제출해야 하며 회사의 자산과 부채, 부채를 포함한 재무제표도 함께 제출해야 합니다. 포함
감사 보고서를 제출하는 것도 역할의 중요한 부분일 수 있지만, 이는 귀하의 비즈니스가 연간 £10.2m 이상을 넘기거나 총 자산이 £5.1m 이상인 경우에만 의무 사항입니다. 회사 감사 면제.
마지막으로, 전략적 검토(이전에 이사 보고서의 일부로 구성됨)는 회사가 회계를 제출하는 경우 의무 사항이며, 귀하의 사업이 상장된 경우 회사 비서가 제출해야 하는 인용된 회사 문서가 많이 있습니다. 고용된 여성, CO2 배출, 인권 문제 및 정책.
소규모 기업은 위의 보고 요건에서 면제되며 매년 Companies House에 간단한 대차대조표와 손익 계정만 제공하면 됩니다. '마이크로 비즈니스'는 10명 미만의 직원, £632,000 미만의 매출 및/또는 £316,000 미만의 대차대조표를 가진 기업입니다.
Companies House 보고 요구 사항 외에도 회사 비서의 임무에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.
회사 등록 사무소 유지
이것은 회사가 실제로 운영되는 주소일 필요는 없지만 회사 총무는 귀하가 해당 주소로 발송된 모든 서신을 수신하도록 해야 합니다. 회사 비서는 회사의 등록된 이름이 등록된 사무실 및 기타 사업장 외부에 명확하게 표시되도록 해야 합니다.
비서는 일반적으로 회사 등록 주소의 변경 사항을 Companies House에 알릴 책임이 있습니다.
회사의 법적 기록 유지
여기에는 다음이 포함됩니다. 총회 및 이사회 의사록, 이사 명부, 주주 명부, 회사 자산에 적용되는 비용, '사채 보유자' 명부(보통 귀하의 은행).
필수 법률 문서를 관리합니다.
여기에는 법인 설립 증명서, 각서 및 정관, 주권 및 주식 양도, 회사 인감, 이름 변경 증명서 및 이사의 서비스 계약이 포함됩니다.
회사 변경 사항 보고
Companies House는 다음을 포함하여 회사에 특정 변경 사항을 적용할 때 이를 통지하도록 요구합니다.신주 배정그리고 있을 때이사회 구성 변경.
회사 비서가 비즈니스에 기여할 수 있는 다른 방법은 무엇입니까?
위에서 설명한 법적 기록 보관 및 보고 요구 사항 외에도 회사 총무는 일반적으로 효율적인 비즈니스 관리에서 중요한 역할을 수행합니다.
특히 그들의 임무에는 일반적으로 회의 준비가 포함됩니다. 총무는 이사가 요청하는 경우 이사회 회의를 소집해야 합니다. 일반적으로 다른 이사들에게 최소 14일 전에 통지해야 하며 정확한 회의록을 작성하고 서명할 책임이 있습니다.
비서는 연례 총회(AGM)를 주선할 수도 있습니다. 비상장 회사에는 더 이상 필요하지 않지만 회사에서 주식을 거래하거나 이사가 요청하거나 주주의 5%가 요청하는 경우 보유해야 합니다. AGM을 개최해야 하는 경우 총무는 14일 전에 통지해야 합니다(공기업의 경우 21일).
소규모 회사에서는 회사 비서가 비즈니스 최고 관리 책임자의 일반적인 역할에 따라 여러 가지 추가 임무를 맡는 것이 일반적입니다. 특히 기타 행정 업무. 비서는 PAYE 및 급여, 연금, VAT 등록, 회사 사무실 및 법률 문제 관리와 같은 일을 담당하는 경우가 많습니다. 회사 비서는 건강 및 안전, 이사의 책임과 보험.
회사 비서는 또한 임대차 계약서나 계정과 관련된 문서와 같이 이사회를 대신하여 문서 서명을 담당할 수 있습니다.
회사 비서의 위험은 무엇입니까?
회사 비서가 수행해야 하는 다양한 직무에 따라 알아야 할 여러 가지 법적 위험이 있습니다.
회사법에 따라 잠재적인 위반 행위의 범위는 광범위하지만 실제로는 고용 계약에 의무가 명시된 대기업의 회사 비서만이 심각한 기소 위험에 처해 있습니다.
보다 비공식적인 역할을 하는 소규모 회사의 비서는 사기 또는 기타 심각한 범죄 행위에 연루되지 않는 한 형사 소송에 직면할 가능성이 낮습니다.
즉, 잠재적인 위험을 알고 있어야 하지만 원격입니다. 여기에는 회사법 위반에 대한 공동 책임이 포함됩니다. 모든 이사와 회사 총무는 보고 요건을 위반한 경우 동일한 책임을 지는 것으로 간주됩니다. 단, 다른 이사에게만 책임이 있는 회사 계정 제출은 예외입니다. 연간 보고서를 제출하지 않으면 벌금이 부과되거나 심각한 경우 형사 고발을 당할 수 있습니다.
또한 비서가 사기 거래 등 회사가 저지른 범죄에 연루된 경우 자격이 상실되거나 기소될 수 있습니다. 비서가 이사이기도 한 경우 부정 거래 발생시 회사 부채에 대해 연대 책임을집니다.